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Guía de Usuario |
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© Copyright 2004, Anticipa Solutions S.L. |
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INDICE
5.7 Presupuesto y Cálculo de Gastos
9.2 Editar los elementos de una categoría
10.4 Cambiando la contraseña de otro usuario
11 Apéndice: editar plantilla (presupuesto, gastos, factura)
Esta guía tiene por objetivo iniciar al usuario en el manejo y uso de la aplicación "Hipogest". Aquí se detallan todos los pasos a seguir para llevar una gestión efectiva de los expedientes (operaciones hipotecarias).
Cada usuario que accede al sistema tendrá unos permisos asignados que determinarán el tipo de operaciones que podrá realizar: Consulta, modificación, etc. de la información almacenada de los expedientes, colaboradores, configuración de la aplicación.
La aplicación dispone de métodos para realizar filtros o búsqueda de cualquier elemento. En un filtro rápido podremos hacer una búsqueda según las características de un elemento (expediente, colaborador) determinado. Para ello sólo habrá que marcar las características deseadas en el filtro.
Aunque la aplicación funciona con no todos los requisitos aquí descritos, se recomiendan éstos.
No obstante, el sistema funcionará mejor con una configuración superior, con más memoria RAM y un procesador más rápido.
La aplicación "Hipogest" es un sistema Cliente / Servidor que incluye un entorno multiusuario seguro, por ello es necesario que cada sesión de conexión al sistema requiera de una identificación. La forma de esta identificación es por nombre de usuario y contraseña. Así, inicialmente el administrador del sistema deberá crear y asignar permisos a todos los usuarios que accedan al sistema.
Una vez creados los usuarios éstos deberán abrir la aplicación y a continuación hacer clic en Conectar.
Aparecerá el diálogo de acceso al sistema donde introducir el usuario y contraseña.
La aplicación permite una gestión indicidualizada de los colaboradores. La aplicación permite el almacenamiento de todos los datos personales, además de gestionar las claves de acceso al sitio Web.
estos se caracterizan por la información almacenada en la siguiente ficha:
Para añadir un colaborador, desde el menú de colaboradores en la opción Añadir, aparecerá el diálogo:
Donde aparecen todos los campos con la información que habrá que indroducir referentes al colaborador:
El atributo "Activo" indica que el colaborador puede acceder a estado de los expedientes via web.
Para la edición de un colaborador tan sólo basta con hacer doble clic directamente sobre el colaborador en la plantilla, o bien seleccionar el colaborador y hacer clic en el botón Editar. Entonces aparecerá el diálogo donde se podrá editar los campos que definen al colaborador.
Para eliminar un colaborador, partimos de que está abierto el diálogo de colaboradores. Directamente sobre la plantilla seleccione el colaborador y a continuación deberá hacer clic en Borrar. Finalmente le aparecerá un mensaje de confirmación. Debe de tener en cuenta que una vez eliminada de la base de datos esa información no se podrá recuperar.
El filtro de colaborador permite realizar búsquedas de colaboradores con unas determinadas características. Sólo basta con marcar las características del colaborador que se desea filtrar y a continuación aparecerá en la plantilla el colaborador o colaboradores con dichas características.
Otras de las operaciones de que dispone la aplicación es la de poder generar un listado con todos los colaboradores que aparecen en la plantilla del diálogo. Así, si realizamos un filtro determinado, podremos luego generar un documento con los colaboradores que aparecen en ese filtro.
La aplicación gestionar el estado de todas las peticiones por parte de los colaboradores y sus clientes. El sistema permite además de almacenar toda la información relativa al proceso de petición dehipotecas, la generación de presupuestos, cáculos de gastos generales soportados por el cliente, hojas de liquidación de gastos para ambas partes, etc.
Para añadir un expediente, desde el menú de Expedientes en la opción Añadir, aparecerá el diálogo:
Donde aparecen todos los datos referentes al Expediente, agrupados en: General, Condiciones, Compradores, Vendedor, Avalistas, Cheques, Documentación, Estado Expediente (Información que se visualizará en el sitio web) , Factura, Gastos, Memoria.
Para la edición de un expediente tan sólo basta con hacer doble clic directamente sobre el expediente en la plantilla. O bien seleccionar el expediente y hacer clic en el botón Editar.
Para eliminar un expediente, partimos de que está abierto el diálogo de Expedientes. Directamente sobre la plantilla seleccione el expediente y a continuación deberá hacer clic en Borrar. Finalmente le aparecerá un mensaje de confirmación. Debe de tener en cuenta que una vez eliminada de la base de datos, esa información no se podrá recuperar.
Es la forma más rápida y fácil de hacer un filtro de Expedientes con unas determinadas características. Sólo basta con marcar las características del tipo de alquiler que se desea filtrar.
Otra de las operaciones de que dispone la aplicación es la de poder generar un listado con todos los Expedientes que nos aparecen en la plantilla del diálogo. Así, si realizamos un filtro determinado, podremos luego generar un documento con los Expedientes de ese filtro.
Para facturar un expediente, seleccione el expediente sobre la plantilla, Edítelo y seleccione Factura. Dentro de esta opción encontrará el botón de "Emitir". Esta opción emite la factura y permite su impresión.
Antes de generar una factura. El sistema avisará de que la factura será emitida por la oficina que tenga asignado el expediente y mostrará los datos restantes que se incluiran en la factura.
Otras operaciones que puede realizar a un expediente son:
Un presupuesto se calcula a partir de los datos que aparecen en el expediente. La opción de Gastos General, permite generar un resumen de todos los gastos de la operación. La opción Gastos Comprador y Gastos Vendedor generan hojas de liquidación para ambas partes en la operación.
Estas operaciones generan un documento a partir de las plantillas que tiene instalado el sistema. Para saber como editar el contenido de las plantillas consulte el apéndice.
En Hipogest, se pueden definir múltiples oficinas, siempre que la facturación se haga por separado para cada oficina. Cada oficina lleva los datos fiscales y un número de serie de factura independientes.
Para añadir una oficina, desde el menú de Oficinas en la opción Añadir, aparecerá el diálogo:
Donde aparecen todos los campos que habrá que indroducir referentes a la oficina:
Para la edición de una oficina tan sólo basta con hacer doble clic directamente sobre la oficina en la plantilla. O bien seleccionar la oficina y hacer clic en el botón Editar.
Para eliminar una oficina, partimos de que está abierto el diálogo de Oficinas. Directamente sobre la plantilla seleccione la oficina y a continuación deberá hacer clic en Borrar. Finalmente le aparecerá un mensaje de confirmación. Debe de tener en cuenta que una vez eliminada de la base de datos, esa información no se podrá recuperar.
Es la forma más rápida y fácil de hacer un filtro de Oficinas con unas determinadas características. Sólo basta con marcar las características del tipo de oficina que se desea filtrar.
Otra de las operaciones de que dispone la aplicación es la de poder generar un listado con todas las Oficinas que nos aparecen en la plantilla del diálogo. Así, si realizamos un filtro determinado, podremos luego generar un documento con las Oficinas de ese filtro.
Los parámetros de configuración del servidor lo localizamos en la opción Herramientas. Estos parámetros definen las fórmulas que luego se aplicaran al cálculo en los expedientes:
Las fórmulas se definen en tramos numéricos. Cada tramo se define por los siguientes valores, separados por punto y coma:
Por ejemplo si un tramo es 0,6000,90,0
Quiere decir que para las cantidades que caen entre 0 y 6000 euros, el valor
a imputar es de 90 euros y el porcentaje es cero. Los valores de los tramos
se suman.
Por ejemplo si para los gastos de gestión de hipoteca, tenemos la
fórmula
0;6000;90;0;6000;50000;0;0,05;50000;99999999999999;0;0,03
Y la cantidad sobre la que se calculan los gastos de hipoteca son de 80 mil euros, tenemos
con lo que el gasto total es 90+2200+900=3190 euros
Esta opción permite generar las estadisticas de facturación de GFA. Para acceder a esta opción ir al menú Principal/Estadísticas o pulsar F3. La opción de generación de estadísticas genera todas las operaciones hipotecarias especificas según los parámetros del filtro de expedientes. La tabla generada contiene también los valores totales.
Las columnas de la tabla son:
Las opciones del filtro de expediente permite generar estadísticas de diverso tipo, como por ejemplo:
Una categoría esta constituida por un conjunto de elementos, esto es útil para poder definir elementos como por ejemplo: en la categoría “Bancos”, se pueden definir los elementos “La Caixa, BBVA, Banco Andalucia”. Otro ejemplo puede ser la categoría “Estado Civil” en la que se puede definir los elementos "Casado, Divorciado, Soltero, Viudo”.
Desde el diálogo principal en la opción Categorías aparece el siguiente diálogo
Haciendo clic en Añadir, a continuación tiene que introducir el nombre de la categoría.
Una vez creada la categoría, tiene que añadir los elementos, para ello partiendo de que está seleccionada, deberá hacer clic en “Elementos”. En el diálogo que aparece tiene que ir introduciendo los elementos.
Para al edición de los elementos de una categoría, desde la opción de categorías, seleccione la categoría a editar, una vez seleccionada deberá hacer clic en “Elementos”. Entonces aparecerá una lista con los elementos, a los que puede añadir más elementos, Borrar el elemento seleccionado o bien editar / cambiar el nombre del elemento seleccionado.
La aplicación "Hipogest" es un sistema multiusuario seguro, en el que cada usuario que accede al sistema tiene asociado unos permisos que determinan que tipo de operaciones puede realizar y cuales no. También incluye la opción de poder bloquear el acceso al sistema a un usuario. Es por ello importante definir en un principio que usuarios tendrán acceso a que funciones de la aplicación, ya que eso evitará la pérdida de información por un mal uso de la aplicación por usuarios no cualificados. Recuerde que esta función de administrar usuarios sólo es accesible por los usuarios que tengan permisos de administración.
Para ver que usuarios hay definidos en el sistema, deberá acceder a la opción Usuarios. Donde encontrará un listado con los usuarios.
En este diálogo estan disponible las operaciones de añadir, editar o borrar usuario.
Desde el diálogo de Usuarios, a través de la opción añadir puede crear usuarios.
Para crear un usuario basta con introducir el nombre de usuario, el nombre real del usuario, y en “Cambiar Contraseña” introducir la contraseña del usuario. En la parte inferior podrá definir los permisos de acceso a las funciones de la aplicación.
Los permisos definen que tipo de acceso tendrá un usuario en el sistema. Es por ello importante definir los permisos a la hora de crear un usuario. A continuación se detalla que función realiza cada permiso:
La modificación de la contraseña de un usuario, sólo es posible por los usuarios con permiso de administrador. Si algún usuario olvida la contraseña, esta no se podrá recuperar porque no será visible, se ha de cambiar la contraseña.
En la carpeta de instalación de la aplicación se encuentra la carpeta "plantillas" donde puede localizar cada una de las plantillas que utiliza la aplicación. La edición de una plantilla permite ajustar todo el "contenido fijo" de esta; textos, imágenes, tamaños, tipos de letra, tablas,... El "contenido variable" del documento queda definido por lo que denominamos TAG. Para la edición de una plantilla es necesario conocer el significado de los TAG que la definen. A continuación se muestra una tabla con todos los TAG utilizados en las plantillas. En el caso de los TAG podrá ajustar su tamaño y tipo de letra .
Los tags han de aparecer siempre en el documento en formato RTF y entre los
caracteres $# y #$. Por ejemplo el tag para el nombre de cliente, debe aparecer
en el documento como $#NOM_CLI#$.
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